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La signature électronique : Voici 7 détails que vous devez savoir

Une signature électronique est utilisée pour marquer physiquement un document par le signataire. Non seulement une signature électronique est légale ou assez pratique, mais elle réduit également les coûts de transaction, le temps et les goulots d’étranglement liés à la signature de documents. Elle accélère les transactions et améliore la productivité de nombreuses entreprises.

Quiconque est nouveau dans ce domaine peut facilement se demander ce qu’est une signature électronique et en quoi elle diffère, en termes de valeur probante et juridique, des autres types de signature légalement reconnus.

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C’est quoi la signature électronique ?

signature électronique

Nous reconnaissons tous et savons tous que la signature classique est une représentation manuscrite du nom et du prénom ou du titre d’une personne. Sa nature juridique est de vérifier l’identité d’une personne et constitue la preuve du consentement, du statut contractuel et de l’approbation des informations contenues dans un document.

Une signature électronique est une indication électronique de l’intention d’une personne d’accepter le contenu d’un document ou d’un ensemble de données auquel la signature se rapporte. Comme la signature  manuscrite dans le monde hors ligne, une signature électronique est un concept juridique capturant l’intention du signataire d’être lié par les termes du document signé.

Quel est son rôle ?

Une signature électronique est un processus qui identifie une équipe informatique ou une personne dans la gestion et le traitement de documents électroniques. Comment? Grâce à des méthodes cryptographiques qui garantissent sa sécurité et son authenticité. Cela permet à la fois au destinataire et à l’expéditeur d’un contenu de s’identifier.

Lorsque vous signez physiquement un document, votre signature offre une preuve de votre identité et confirme l’authenticité de ce document.

Si nous parlons de moyens électroniques ou de documents, une signature numérique remplit la même fonction que votre signature physique à vie, mais avec une sécurité supplémentaire.

La signature électronique est avant tout orientée vers la réalisation d’opérations sur Internet qui nécessitent au quotidien un processus pour les valider, comme la signature de budgets ou de contrats. Autrement dit, il est nécessaire de signer numériquement un document.

Par exemple, il pourrait être implémenté dans:

  • Demande de vie professionnelle.
  • Signature des factures électroniques.
  • Signature électronique.
  • Demandes dans les dossiers électroniques administratifs.
  • Réception des notifications électroniques.

Comment fonctionne la signature électronique?

Lorsque vous signez un document numérique, un nouveau code avec des chiffres et des chiffres est créé. Il n’est pas identifiable et fonctionne comme un outil pour garder votre signature unique. De cette façon, quelqu’un ne peut pas modifier le document même s’il peut faire une signature électronique comme la vôtre.

Ce code est unique et est modifié immédiatement lorsque quelqu’un essaie de modifier la signature. Cela signifie que votre certificat de document changera pour protéger le document original de l’attaque.

Lorsque vous envoyez le document à quelqu’un, ce code est mis en correspondance avec le code réel pour garantir qu’il n’y a pas de falsification de votre copie. De cette façon, vous pouvez rapidement signer votre PDF et le partager avec vos partenaires commerciaux sans aucun souci.

Quels sont les avantages de l’utilisation de la signature électronique?

Les avantages de la signature électronique par rapport à la signature manuscrite sont évidents. Si vous, en tant qu’entrepreneur ou votre entreprise, avez besoin d’identifier ou de certifier un grand volume de documents ou de transactions via la rubrique traditionnelle, vous pouvez obtenir de grands avantages en termes d’économies de coûts et d’ amélioration des services grâce à l’application numérique. Allez-y et commencez à vous familiariser avec son utilisation.

  • Elle vous donne une plus grande sécurité et intégrité des documents: puisque le contenu que porte la signature ne peut être altéré et garantit son authentification ainsi que l’identité du signataire.
  • Elle vous garantit la confidentialité: le contenu du message ne sera connu que de ceux qui sont autorisés à le faire.
  • Vous réduisez ou éliminez les dépenses sur les biens corporels: comme le papier et l’encre.
  • Vous réduisez le temps d’exécution des processus et des économies considérables dans les procédures de gestion des fichiers: Cela se traduit par une augmentation de la productivité et de la compétitivité de vous ou de votre entreprise.

Comment créer une E-signature et autres outils des signatures électroniques

Ce qui suit est un guide simple étape par étape pour vous aider à utiliser SignX pour créer et utiliser des signatures électroniques gratuitement.

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Étape 1: créer une signature électronique

Connectez-vous à votre compte SignX. Si vous n’en avez pas, vous pouvez créer un compte signX. Sous votre profil, cliquez sur «Créer une signature». Une nouvelle boîte de dialogue apparaîtra.

  • Cliquez sur « Dessiner » si vous souhaitez créer une signature par dessin;
  • Cliquez sur « Type » si vous préférez le saisir;
  • Cliquez sur « Télécharger » si vous avez déjà une image de votre signature.

Cliquez sur « Créer » une fois que vous êtes satisfait de la signature saisie.

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Étape 2: Téléchargez un fichier PDF

Ensuite, vous souhaitez télécharger le fichier auquel vous souhaitez ajouter une signature. Cliquez sur «Télécharger» pour télécharger le document. Cliquer sur Suivant pour continuer.

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Étape 3: Ajouter une signature au PDF et collecter les signatures

Dans la fenêtre suivante, ajoutez les e-mails du destinataire et si vous devez signer le document, cochez «Je dois signer le document». Cliquez sur «Suivant» puis confirmez le message que vos destinataires recevront et cliquez sur «Suivant».

Si vous devez signer le document, vous devez faire glisser votre signature au bon endroit. Si vous demandez au destinataire de signer, cliquez sur l’email du destinataire, puis sur «Signature» et faites glisser le champ là où vous voulez que la signature apparaisse. Cliquez sur «Envoyer pour signature» lorsque vous avez terminé.

créer une signature électronique gratuitement

Étape 4: Gérez le document signé

Lorsque le document a été signé, il apparaîtra comme « Terminé » sur votre tableau de bord. Vous pouvez cliquer sur le fichier pour afficher ses détails et le gérer. Cliquez sur « Télécharger » si vous souhaitez l’enregistrer sur votre ordinateur. Cliquez sur « Personnes » pour voir qui a signé le document.

Autres outils de création de signatures électronique

A part signX, voici quatre autres outils de création de signatures électroniques gratuits et sympas :

1. RightSignature

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RightSignature est un programme alternatif que vous pouvez utiliser pour signer vos documents électroniquement. Il est facile à utiliser avec une excellente interface utilisateur et de multiples façons de créer des signatures.

Avantages:

  • Il est facile à utiliser et très efficace
  • Il est livré avec une application mobile

Les inconvénients:

  • Vous devez utiliser Adobe ou un autre logiciel pour créer les champs du formulaire avant de signer

2. HelloSign

logiciel de signature électronique gratuit

C’est un autre programme que vous pouvez utiliser pour créer et utiliser facilement des signatures électroniques. Avec HelloSign, vous pouvez collecter jusqu’à 20 signatures et même obtenir des mises à jour de l’état de l’avancement du document.

Avantages:

  • Vous pouvez créer des signatures électroniques dans des sites Web et des applications

Les inconvénients:

  • Le plan gratuit permet aux utilisateurs d’envoyer jusqu’à 3 documents par mois

3. AssureSign

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Il s’agit d’un service en ligne facile à intégrer qui offre des services aux petites et moyennes et grandes entreprises. Il peut être utilisé avec de nombreux services cloud ou SaaS.

Avantages:

  • Il est facile à utiliser et très abordable, les plans commencent à 1 $
  • A d’excellentes critiques d’entreprises réputées

Les inconvénients:

  • Il n’est pas disponible sur les appareils mobiles

4. Sertifi

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Il s’agit d’un service facile à utiliser qui a été fondé en 2005 à Chicago et permet aux utilisateurs de créer et d’utiliser facilement des signatures électroniques. Vous pouvez ajouter des signatures électroniques à jusqu’à 300 types de fichiers différents, notamment Word, Excel et PDF.

Avantages:

  • A différents plans avec des tarifs réduits pour les organismes sans but lucratif
  • A un essai gratuit de 30 jours

Les inconvénients:

  • Il n’est pas disponible sur les appareils mobiles

Type de signature électroniques

Adopté en 2016, le règlement eIDAS de l’ Union européenne (UE)  . Les législateurs et les régulateurs ont travaillé ensemble pour créer eIDAS afin d’établir une base et un cadre communs pour les signatures électroniques sécurisées. La législation a établi trois catégories de signature électronique:

  • Signatures électroniques de base ou de base pour un usage général
  • Signatures électroniques avancées soutenues par une authentification via une certification numérique par un tiers de confiance
  • Signatures électroniques qualifiées authentifiées par une autorité tierce accordée par l’UE

Ces trois types, ou niveaux, de signatures électroniques, indiquent la fiabilité des accords signés.

Il existe plusieurs réglementations de signature différentes qui varient en fonction de la géographie, des réglementations de l’industrie et des détails sur le document. Les trois types de signatures électroniques présentés dans eIDAS offrent des niveaux croissants de sécurité et d’assurance.

Signatures électroniques de base

Une signature électronique simple est le type de signature électronique le plus large. Le règlement eIDAS définit une signature électronique comme «des données sous forme électronique qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique et qui sont utilisées par le signataire pour signer».

Les signatures électroniques de base sont juridiquement contraignantes dans la plupart des cas, mais certaines entités peuvent exiger un niveau d’authenticité plus élevé pour accepter une signature électronique. Une signature électronique de base peut être créée en scannant l’image d’une signature ou en cochant simplement une case pour indiquer le consentement aux termes du site Web et à un langage similaire.

Les signatures électroniques de base sont sujettes à la falsification et à la falsification. Par exemple, il est pratiquement impossible de savoir qui a effectivement coché les cases pour confirmer les termes et conditions. Pour cette raison, de nombreuses organisations et particuliers n’accordent pas beaucoup de place aux signatures électroniques de base. Ils n’établissent pas l’authenticité par eux-mêmes.

Signatures électroniques avancées

Les signatures électroniques avancées (AES) sont accompagnées d’un «sceau électronique». Ils sont transmis via un  service d’envoi  recommandé électronique (ERDS) pour une vérification supplémentaire. Souvent, une  autorité de certification  (CA) émet des certificats qui valident les signatures électroniques avancées.

Sous eIDAS, les signatures AES doivent répondre à plusieurs conditions. Elles doivent:

  • Être lié uniquement au signataire (la personne habilitée à signer le document)
  • Identifier correctement le signataire
  • Être créé à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut utiliser sous son seul contrôle avec un haut niveau de confiance
  • Lié à des données dans un document que les signataires peuvent surveiller pour les modifications ultérieures

AES utilise une technologie d’ infrastructure à clé publique (PKI) pour répondre à ces exigences. Le processus PKI est la manière dont un certificat numérique vérifie les signatures numériques. D’une certaine manière, un certificat numérique ressemble à un passeport ou à un permis de conduire, en ce qu’une autorité de certification tierce l’a vérifié. Chaque certificat numérique est unique à l’individu et presque impossible à reproduire de manière convaincante.

Le signataire reste le seul détenteur de la clé privée, qui est nécessaire pour appliquer la signature. Les parties peuvent avoir la certitude que les autres signataires ou signataires sont les personnes qu’elles prétendent être.

Dans le cadre du processus de vérification des signatures, le logiciel PKI examine automatiquement les documents pour s’assurer que personne ne les a modifiés. Si quelqu’un modifie un document, toutes les parties en sont informées et le processus recommence.

La communauté juridique considère généralement AES comme valide que les signatures traditionnelles à l’encre humide. Les avocats citent régulièrement le processus de vérification comme une raison d’utiliser AES comme preuve fiable dans les procédures judiciaires.

PandaDoc permet aux utilisateurs d’appliquer la  vérification AES  à leurs documents électroniques.

Signatures électroniques qualifiées

Les signatures électroniques qualifiées (QES) sont le type de signature électronique le plus avancé. Ces signatures sont validées par un processus en plusieurs étapes basé sur des clés cryptées et une authentification à double facteur. Essentiellement, un tiers convenu examine les signataires avant qu’ils ne puissent émettre une signature électronique qualifiée.

La définition eIDAS pour un QES est «une signature électronique avancée qui est créée par un dispositif de création de signature qualifié et qui est basée sur un certificat qualifié pour les signatures électroniques».

Tout de suite, nous pouvons deviner qu’un «dispositif de création de signature qualifié» devra respecter des directives spécifiques. Effectivement, ces appareils doivent satisfaire plusieurs exigences. L’appareil doit:

  • Protéger la confidentialité des données de création de signature électronique
  • Autoriser une seule utilisation du QES
  • Protéger contre la falsification
  • Être protégé de manière fiable par le signataire légitime
  • Ne pas modifier les données ni empêcher leur présentation au signataire avant la signature
  • Générer ou gérer les données du signataire au nom du signataire uniquement à la demande d’un fournisseur de confiance qualifié

Si cette explication semble déroutante, rappelez-vous simplement que si vous souhaitez utiliser QES, chaque étape doit répondre aux exigences énoncées dans eIDAS. Faites preuve de discernement lorsque vous recherchez un fournisseur de services de signature électronique. Si un fournisseur ne mentionne pas l’eIDAS et d’autres réglementations liées aux signatures électroniques, considérez-le comme un signal d’alarme.

Pour bénéficier du statut QES, le règlement eIDAS exige que toutes les parties utilisent des données sur un appareil qui est soutenu par un «certificat qualifié pour les signatures électroniques». Seule une autorité de certification accréditée en tant que fournisseur de services de confiance qualifié (QTSP) peut émettre des certificats qualifiés. Si votre fournisseur de services de signature électronique n’est pas une autorité de certification, assurez-vous qu’il s’associe à une autorité de certification fiable.

Contrairement aux autres types de signature électronique, le tiers garantit que les signatures QES peuvent servir d’équivalent juridique d’une signature à l’encre humide traditionnelle.

La signature électronique peut-elle être falsifiée?

Il est très difficile de falsifier une signature électronique car s’il y a une modification dans le certificat électronique, elle peut être falsifiée. Même dans ce cas, il est conseillé de prendre une série de précautions pour que cela ne puisse pas se produire, comme protéger le certificat avec un mot de passe sécurisé ou ne pas le laisser hors de notre contrôle.

La différence entre la signature électronique et la signature numérique

La différence exacte entre la signature numérique et la signature électronique est mentionnée ci-dessous:

signature électronique

Signature numérique

1.      Elle est principalement utilisée pour vérifier un document. 1.       Elle est utilisé pour sécuriser un  certificat .
2.      Une signature électronique ne peut pas être vérifiée. 2.       Une signature numérique peut être testée.
3.      Elle montre l’intention de signer le contrat. 3.       Il est particulièrement soucieux de sécuriser le document.
4.      Elle comprend moins de fonctionnalités de sécurité 4.       Elle est composée de plus de fonctionnalités de sécurité
5.      Elle est facile à utiliser mais a moins d’authenticité. 5.       Elle est préférable à la signature électronique en raison de son haut niveau d’authenticité.

 

En résumé,

  • signature électronique

    Est principalement utilisée pour vérifier un document. Ici, la source de l’article, les fichiers et les auteurs sont identifiés.

  • Signature numérique: 

    Est utilisée pour sécuriser un document. Pour cette raison, il n’est pas altéré par des personnes sans autorisation.

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Une signature électronique est-elle valide et juridiquement contraignante?

signature électronique

Il existe différentes réglementations pour la validité des signatures électroniques en fonction du pays dans lequel vous vivez. Dans l’Union européenne, il est réglementé par l’eIDAS que les signatures électroniques avancées peuvent identifier l’utilisateur et sont uniquement liées au signataire. Le signataire doit avoir le contrôle exclusif des données de création de signature électronique et la signature doit être attachée à un document de telle sorte qu’elle devienne invalidée si le contenu est ultérieurement modifié. En 2000, la loi ESIGN a été adoptée aux États-Unis, rendant les signatures électroniques légales.

Cependant, il existe des exceptions concernant le type de document, par exemple dans le droit du travail. Les lettres de démission et les contrats temporaires, par exemple, sont quelques-uns des documents pour lesquels les signatures électroniques ne sont pas valables. Par conséquent, nous vous conseillons de toujours vérifier les lois individuelles pour les signatures électroniques et le type de document pour votre emplacement.

IIn PDF Architect, le propriétaire du document de signature électronique reçoit un « Résumé des preuves électroniques » qui conserve des enregistrements précis de chaque étape du processus de signature, y compris l’heure et la date à laquelle les fichiers ont été consultés, signés et confirmés par chacun. personne célibataire. À la fin du processus de signature électronique, un certificat d’authenticité sera automatiquement ajouté au document par LULU Software en tant qu’autorité de certification confiée.

Un dernier conseil de notre part : si vous avez un doute et que vous échangez régulièrement des documents, il est utile de disposer d’un accord-cadre qui réglemente la validité juridique des signatures électroniques. Cela nécessite bien sûr une dernière visite au bureau de poste, mais après cela, beaucoup de temps sera économisé.

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